Die Tätigkeit des Verwalters umfasst alle Aufgaben kaufmännischer und verwaltungsmäßiger Art, insbesondere die Beratung des Eigentümers in allen mit dem Haus- und Grundeigentum zusammenhängenden Fragen, die eine ordnungsgemäße Verwaltung des Objektes sicherstellen. Mit Ausnahme steuerlicher und anwaltlicher Belange.

Bei der Ausübung seiner Tätigkeit hat der Verwalter Weisungen zu befolgen, die ihm der Eigentümer erteilt. Sofern im Einzelfall solche Weisungen nicht vorliegen, ist er verpflichtet, die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Verwaltung zu beachten.

Grundleistungen:

Allgemeine Leistungen:
Die Verwalterin führt den Telefon- und Schriftverkehr mit dem Eigentümer, den Mietern, Behörden, Handwerkern und Dritten, soweit diese im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen erfasst wurden. Die Grundleistungen sichern dem Eigentümer eine sachgerechte Verwaltung des Verwaltungsobjektes. Zu den vertraglich vereinbarten Leistungen des Verwalters gehören insbesondere:

Gegenüber dem Mieter

1. Die Kündigung von Miet- und Pachtverhältnissen: Bei der Durchsetzung einer Kündigung im Prozessweg ist Voraussetzung, dass der Eigentümer die Zustimmung zur Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes und ggf. die Ansprüche auf dem Klageweg durchzusetzen, erteilt. In diesem Fall ist der Eigentümer zur Übernahme der damit verbundenen Kosten (Rechtsanwalts-, Gerichts- u.a. Verfahrenskosten) verpflichtet.
2. Laufende Erstellung der Betriebskostenabrechnung in dem gesetzlich vorgegebenen Zeitraum und deren Überwachung ab dem Zeitpunkt der bei Verwaltungsbeginn laufenden Abrechnungsperiode. Endet die Verwaltung, endet zum gleichen Zeitpunkt die Verpflichtung zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung auch für bereits beendete Abrechnungszeiträume.
3. Geltendmachung der Forderungen aus Abrechnungsergebnissen.
4. Abgabe von Mieterhöhungserklärungen.
5. Buchung und Überwachung der Mietzahlungen.
6. Mahnungen bei Zahlungsverzug (Mahngebühren stehen dem Verwalter zu) und stichprobenartige Überwachung der Hausordnung.
7. Erledigung des Schriftverkehrs mit den Mietern im üblichen Umfang.
8. Geltendmachung von Vermieterpfandrechten.

Gegenüber dem Eigentümer

Die Betreuung des Eigentümers in allen das Verwaltungsobjekt betreffenden Angelegenheiten vor Behörden und Körperschaften.

9. Einrichten eines Treuhandkontos durch den Verwalter auf seinen Namen.
10. Erstellung einer jährlichen Abrechnung zum 31.12. in Form einer Einnahmen- Überschussrechnung. Die Abrechnung gilt gleichzeitig als Nachweis der jährlichen Einnahmen und Ausgaben für die Steuererklärung des Eigentümers.
11. Veranlassung der Zahlung des Hausgeldes, von Versicherungsprämien und allen sonstigen das Verwaltungsobjekt betreffenden Kosten. Ausnahme Grundsteuer, die Zahlung der Grundsteuer ist vom Sondereigentümer direkt an das Finanzamt zu leisten.
12. Zahlung von Zins- und Tilgungsleistungen sowie der laufenden Einkommensteuervorauszahlung der jährlichen Abschlusszahlung auf Wunsch des Eigentümers.
13. Die unter Ziff. 12 und 13 erwähnten Zahlungen werden durch den Verwalter nur dann geleistet, wenn die hierfür erforderlichen Unterlagen vollständig und rechtzeitig abgeben werden und wenn ausreichend Geldmittel des Eigentümers zur Verfügung stehen.
14. Monatliche Mietüberschusszahlungen an den Eigentümer werden auf das von ihm benannte Konto überwiesen. Kontovollmacht wird separat erteilt. Die Höhe der Mietüberschusszahlung richtet sich nach den laufenden und außerordentlichen Kosten des Verwaltungsobjektes.
15. Abschluss ausreichender Versicherungen, soweit diese nicht vorhanden sind.
16. Beauftragung notwendiger Handwerkerleistungen das Verwaltungsobjekt betreffend. Sofern die Kosten dafür pro Auftrag 500,00 € netto überschreiten, erfolgt dies ausschließlich in Absprache mit dem Eigentümer.

Besondere Leistungen:

Bei Erbringung von Sonderleistungen der Verwalterin, wird ein gesondertes Entgelt wie folgt vereinbart:

1. Betreibung von offenen Forderungen durch Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes (nur in Absprache mit dem Eigentümer). Für die einmalige Zuarbeit für den Rechtsanwalt und dem damit verbundenen erhöhten Verwaltungsaufwand wird eine Kostenpauschale in Höhe von 150,00 € zzgl. USt. fällig. Sofern der Verwaltungsaufwand mehr als eine einmalige Zuarbeit erforderlich macht, wird der Aufwand auf Honorarbasis zum Stundensatz der Verwaltung (65,00 €/Stunde zzgl. USt.) abgerechnet.
2. Mieterwechsel: Für die Neuvermietung des Verwaltungsobjektes fällt ein Sonderhonorar in Höhe von 1 Nettokaltmiete zzgl. USt. an, welche vom Eigentümer zu tragen ist. In diesem Betrag sind die Kosten und der Aufwand für die aktive Vermarktung mittels Annoncen, Aushängen, Erstellung von Vermietungsexposés sowie die Terminierung und Durchführung der Besichtigungstermine enthalten. Ebenfalls enthalten ist die Abwicklung endender Mietverhältnisse, insbesondere die Abnahme des Mietobjektes mit Erstellung eines Abnahmeprotokolls. Ablesen der Zählerstände und Meldung an die jeweiligen Versorger und die Abwicklung neuer Mietverhältnisse mit Überprüfung der Einkommensverhältnisse / Bonität des Mieters und Überprüfung der Einreichung vollständiger Unterlagen des Mieters sowie die Übergabe des Mietobjektes mit Erstellung eines Übergabeprotokolls, das Ablesen der Zählerstände und Meldung an die jeweiligen Versorger.
3. Bei Neuvermietung durch einen Dritten (Makler, Eigentümer o.a.) erhält der Verwalter eine pauschale Vergütung in Höhe von 100,00 € zzgl. USt. Darin enthalten sind die Erststellung des Mietvertrags, die Anlage der Kaution, die Durchführung der Übergabe inkl. Erstellung des Abnahme-Übergabeprotokolls, die Neuanlage der Mieterakte Ablesen der Zählerstände und Meldung an die jeweiligen Versorger sowie die Datenerfassung des neuen Mieters.
4. Verwalterwechsel: Überprüfung der Unterlagen bei Übernahme vom Vorverwalter. Bei Übernahme der Verwaltung wird die Sichtung der Unterlagen und Anlage von Objekteinheiten in der EDV pro Einheit einmalig mit 5,00 € zzgl. USt. vergütet. Bei Verwalterübernahme innerhalb eines Abrechnungsjahres, werden Nachbuchungen ab Januar des laufenden Jahres, mit der hälftigen Verwaltergebühr/je Monat berechnet.
5. Kopier- und Portokosten werden nur fällig, wenn sie den üblichen Verwaltungsumfang übersteigen oder wenn diese sich auf Sonderwünsche (z. B. Belegkopien) einzelner Eigentümer beziehen. Dafür fällt ein Entgelt wie folgt an: Kopien: 0,50 €/ Seite in Papierform, 0,30 €/ Seite in elektronischer Form, Porto in verauslagter Höhe, Fahrkosten gem. der finanzamtlich geltenden Pauschalbeträge
6. Abnahme von Werkleistungen im Rahmen von Gewährleistungsfristen und Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen gegen den Veräußerer (Bauträger) und gegen Werkunternehmer, werden nach Aufwand abgerechnet. Der Stundensatz beträgt 65,00 € zzgl. USt. und wird nach Rechnungslegung fällig.
7. Zusatzleistungen der Verwaltung, die einen Sonderfachmann voraussetzen: Mehraufwand für Zusatzleistungen der Verwaltung, die einen Sonderfachmann (Rechtsanwalt, Architekt, Sachverständiger) voraussetzen, wird nach Aufwand honoriert. Der Stundensatz beträgt 65,00 € zzgl. USt. und wird nach Rechnungslegung fällig. Die Beauftragung der Sonderfachleute erfolgt ausschließlich in Absprache mit dem Eigentümer.

Für bauliche Veränderungen und Modernisierung des Verwaltungsobjektes, die das Auftragsvolumen von 500,00 € netto übersteigen, wird ein Verwalterhonorar in Höhe von 5 % der Brutto-Bausumme fällig. Die Beauftragung der Bauarbeiten erfolgt ausschließlich nach Beauftragung durch den Eigentümer. Sofern die Arbeiten während eines laufenden Mietverhältnisses stattfinden, ist der Verwalter zur Überprüfung der Möglichkeiten für eine Modernisierungsumlage verpflichtet und hat diese gegenüber dem Mieter geltend zu machen. Im gesonderten Verwalterhonorar sind die Leistungen für Angebotsvergleiche, Beauftragung der Handwerkerleistungen, Abnahme der Handwerkerleistungen, Überprüfung der Handwerkerrechnungen, Zahlung der Rechnungen, Modernisierungsankündigung und Modernisierungsumlage gegenüber dem Mieter soweit erforderlich und möglich, vorhanden.